Cara Mencatat Penjualan Usaha Kopi agar Bisnis Lebih Terukur

Memiliki pelanggan adalah hal yang baik.

Memiliki penjualan adalah hal yang lebih baik.

Namun ada satu hal penting yang sering diabaikan oleh pemula:

pencatatan penjualan. ☕📊

Jangan hanya mengandalkan ingatan.

Hari ini terjual berapa cup?

Menu apa yang paling laku?

Berapa omzet?

Berapa biaya yang dikeluarkan?

Berapa keuntungan?

Jika semuanya hanya disimpan di kepala, lama-kelamaan akan membingungkan. 🤣

Padahal, pencatatan sederhana sudah bisa dilakukan hanya dengan menggunakan HP.

☕ Mengapa Penjualan Harus Dicatat?

Pencatatan membantu kita memahami kondisi bisnis berdasarkan angka, bukan sekadar perasaan.

Misalnya hari ini terasa ramai.

Kita mungkin berpikir:

“Wah, laris!”

Namun setelah dihitung:

Omzet: Rp300.000

Biaya bahan dan kemasan: Rp210.000

Belum termasuk biaya lainnya.

Ternyata hasil yang tersisa tidak sebesar yang dibayangkan.

Sebaliknya, hari yang terlihat biasa saja bisa saja menghasilkan margin yang lebih baik.

Karena itu:

Jangan hanya menilai bisnis dari ramai atau sepi. Gunakan data.

📝 Catat Setiap Transaksi

Tidak perlu langsung menggunakan aplikasi kasir yang kompleks.

Untuk tahap awal, tabel sederhana sudah cukup.

Contohnya:

Tanggal	Menu	Jumlah	Harga	Total
18/8	Kopi Susu	2	Rp12.000	Rp24.000
18/8	Kopi Susu Gula Aren	3	Rp13.000	Rp39.000
18/8	Americano	1	Rp10.000	Rp10.000

Dari tabel tersebut saja, kita sudah mendapatkan data dasar mengenai transaksi.

📱 Gunakan Spreadsheet

Jika ingin pencatatan lebih rapi, gunakan spreadsheet yang dapat diakses melalui HP.

Buat beberapa kolom seperti:

• Tanggal
• Nama produk
• Jumlah
• Harga jual
• Total penjualan
• Biaya variabel
• Biaya lainnya
• Catatan

Tidak perlu langsung membuat sistem yang rumit.

Mulailah dari sistem yang mudah digunakan dan konsisten dicatat.

🧮 Cara Menghitung Omzet

Omzet adalah total nilai penjualan sebelum dikurangi biaya.

Misalnya dalam satu hari terjual:

Kopi Susu

10 × Rp12.000 = Rp120.000

Kopi Susu Gula Aren

8 × Rp13.000 = Rp104.000

Americano

5 × Rp10.000 = Rp50.000

Maka total omzet:

Rp120.000 + Rp104.000 + Rp50.000 = Rp274.000

Angka tersebut merupakan omzet, bukan keuntungan bersih.

💰 Catat Biaya dengan Benar

Misalnya biaya variabel dari penjualan tersebut adalah:

Rp150.000

Maka selisih sederhananya:

Rp274.000 − Rp150.000 = Rp124.000

Namun angka tersebut belum tentu merupakan keuntungan bersih jika masih terdapat biaya lain.

Misalnya:

• Listrik
• Air
• Gas
• Transportasi
• Biaya platform
• Promosi
• Penyusutan peralatan
• Biaya operasional lainnya

Karena itu, jangan langsung menganggap selisih omzet dan biaya bahan sebagai keuntungan bersih.

📊 Catat Menu yang Paling Laku

Salah satu manfaat terbesar dari pencatatan adalah mengetahui produk yang paling banyak terjual.

Misalnya setelah satu bulan diperoleh data:

Menu	Terjual
Kopi Susu	180 cup
Kopi Susu Gula Aren	240 cup
Americano	75 cup
Cold Brew	60 cup

Dari data tersebut terlihat bahwa Kopi Susu Gula Aren menjadi salah satu menu dengan penjualan tertinggi.

Informasi ini dapat digunakan untuk menentukan:

• Prioritas stok
• Strategi promosi
• Menu andalan
• Pengembangan varian
• Perencanaan produksi

Dengan demikian, keputusan mengenai menu tidak hanya berdasarkan perkiraan.

🧊 Jangan Hanya Melihat Jumlah Penjualan

Jumlah penjualan memang penting.

Namun margin juga perlu diperhatikan.

Misalnya:

Menu A

Terjual 200 cup dengan margin Rp2.000.

Maka kontribusinya:

200 × Rp2.000 = Rp400.000

Sedangkan:

Menu B

Terjual 100 cup dengan margin Rp6.000.

Maka kontribusinya:

100 × Rp6.000 = Rp600.000

Artinya, menu yang paling banyak terjual belum tentu memberikan kontribusi keuntungan terbesar.

Karena itu, perhatikan:

volume penjualan + margin.

📅 Buat Rekap Harian

Setelah selesai berjualan, luangkan beberapa menit untuk mencatat hasil hari tersebut.

Contohnya:

Tanggal: 18 Agustus
Omzet: Rp274.000
Cup terjual: 24
Menu terlaris: Kopi Susu Gula Aren
Biaya variabel: Rp150.000

Catatan:
“Pesanan meningkat pada sore hari.”

Catatan sederhana seperti ini mungkin terlihat sepele.

Namun jika dilakukan setiap hari, data tersebut akan menjadi sangat berguna.

📈 Lakukan Rekap Mingguan

Setelah tujuh hari, jumlahkan dan bandingkan hasil penjualan.

Contohnya:

• Senin: Rp250.000
• Selasa: Rp280.000
• Rabu: Rp190.000
• Kamis: Rp320.000
• Jumat: Rp350.000
• Sabtu: Rp420.000
• Minggu: Rp300.000

Dari data tersebut kita dapat melihat pola penjualan.

Misalnya:

Sabtu menjadi hari dengan omzet tertinggi.

Informasi ini dapat digunakan untuk membantu mengatur:

• Stok bahan
• Jadwal produksi
• Persiapan kemasan
• Promosi
• Kapasitas pelayanan

🎯 Gunakan Data untuk Mengevaluasi Target

Sebelumnya kita sudah membahas BEP dan target penjualan.

Pencatatan penjualan membantu kita melihat apakah target tersebut benar-benar tercapai.

Misalnya target:

12 cup per hari

Hari ini terjual:

15 cup

→ Target tercapai.

Hari berikutnya:

8 cup

→ Perlu dievaluasi.

Mengapa penjualan turun?

Apakah karena hari tersebut memang lebih sepi?

Apakah promosi kurang efektif?

Apakah ada masalah pada stok?

Dengan pencatatan, kita dapat mulai mencari jawabannya.

⚠️ Pisahkan Uang Usaha dan Uang Pribadi

Ini merupakan salah satu masalah yang sering terjadi pada usaha kecil.

Uang hasil penjualan langsung digunakan untuk kebutuhan pribadi.

Akhirnya pada akhir bulan muncul pertanyaan:

“Ke mana uang usaha?” 😭

Jika memungkinkan, pisahkan uang usaha dan uang pribadi.

Tidak harus langsung menggunakan sistem keuangan yang rumit.

Yang paling penting adalah:

alur uangnya jelas dan setiap transaksi tercatat.

🧾 Catat Pengeluaran Kecil

Jangan hanya mencatat bahan utama.

Pengeluaran kecil juga perlu diperhatikan.

Contohnya:

• Es
• Cup
• Tutup
• Sedotan
• Stiker
• Gas
• Transportasi
• Listrik
• Air
• Biaya lainnya

Satu pengeluaran mungkin terlihat kecil.

Namun jika terjadi berulang kali, jumlahnya dapat menjadi signifikan.

🔥 Gunakan Data untuk Mengambil Keputusan

Misalnya setelah beberapa bulan pencatatan ditemukan:

Menu A: penjualan tinggi, margin bagus.

Menu B: penjualan tinggi, margin rendah.

Menu C: penjualan rendah, margin rendah.

Maka keputusan dapat dibuat dengan lebih objektif.

Menu A dapat diprioritaskan.

Menu B dapat dievaluasi dari sisi harga atau biaya.

Menu C dapat diperbaiki atau dipertimbangkan untuk dihentikan.

Keputusan tidak lagi hanya berdasarkan:

“Menurut saya menu ini bagus.”

Tetapi berdasarkan:

“Data penjualannya menunjukkan seperti ini.”

📊 Data Penjualan Bukan Hanya untuk Menghitung Omzet

Semakin lama pencatatan dilakukan, semakin banyak informasi yang dapat diperoleh.

Misalnya:

Produk apa yang paling laku?

Hari apa yang paling ramai?

Jam berapa pelanggan paling banyak membeli?

Berapa rata-rata jumlah cup yang terjual?

Menu mana yang memberikan margin terbaik?

Apakah penjualan meningkat atau menurun?

Apakah target BEP tercapai?

Informasi tersebut dapat membantu usaha berkembang dengan lebih terarah.

🔄 Evaluasi Secara Berkala

Jangan hanya mencatat angka tanpa pernah melihat kembali datanya.

Luangkan waktu setiap minggu atau bulan untuk melakukan evaluasi.

Perhatikan:

• Total penjualan
• Jumlah cup
• Menu terlaris
• Menu dengan margin terbaik
• Biaya
• Perubahan omzet
• Pelanggan yang melakukan pembelian ulang

Dari sini kita dapat menentukan apa yang perlu dipertahankan dan apa yang perlu diperbaiki.

🔗 Hubungan dengan Artikel Sebelumnya

Rangkaian pembahasan bisnis kopi mulai membentuk alur yang lebih jelas.

#29 — Membuat Menu Kopi
↓
Menentukan produk yang ditawarkan.

#30 — Menghitung Modal Usaha Kopi
↓
Mengetahui biaya yang diperlukan.

#31 — Menentukan Harga Jual Kopi
↓
Menentukan harga berdasarkan biaya dan target margin.

#32 — Menghitung BEP Usaha Kopi
↓
Menentukan target penjualan.

#33 — Mencatat Penjualan Usaha Kopi
↓
Mengevaluasi hasil penjualan berdasarkan data.

Dengan demikian, pencatatan menjadi penghubung antara perencanaan bisnis dan kondisi usaha yang sebenarnya.

☕ Jangan Takut dengan Angka

Bagi sebagian pemula, pencatatan keuangan mungkin terdengar rumit.

Padahal, tahap awal tidak harus seperti laporan keuangan perusahaan besar.

Cukup mulai dengan:

Catat → jumlahkan → bandingkan → evaluasi.

Dari kebiasaan sederhana tersebut, kemampuan mengelola usaha akan berkembang secara bertahap.

Kesimpulan

Pencatatan penjualan tidak harus rumit.

Mulailah dengan mencatat:

• Tanggal
• Menu
• Jumlah
• Harga
• Omzet
• Biaya
• Catatan transaksi

Kemudian lakukan rekap secara berkala.

Dengan data tersebut, kita dapat mengetahui:

• Menu terlaris
• Hari tersibuk
• Omzet
• Biaya
• Margin
• Pencapaian target
• Perkembangan usaha

Yang terpenting, jangan hanya mencatat untuk mengetahui berapa banyak uang yang masuk.

Gunakan data tersebut untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi pada bisnis.

Karena dalam usaha:

Ingatan bisa keliru.

Perasaan bisa menyesatkan.

Tetapi pencatatan yang dilakukan secara konsisten dapat membantu kita melihat kondisi usaha dengan lebih objektif. ☕📊

Dan tenang...

Tidak perlu perangkat mahal.

HP di tangan sudah cukup untuk memulai. 🤣🫡☕